Dokumentation und Auswertung
Die Dokumentation und Auswertung der Einsätze dienen dazu, die Umsetzung der mobilen Einsätze zu überprüfen und weiterzuentwickeln.
Eine abschließende Auswertung hilft Ihnen zum einen dabei, zu kontrollieren, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. Darüber hinaus dient das Festhalten von Faktoren, die für Ihren Einsatz förderlich oder hinderlich waren, als Grundlage für weitere mobile Aktionen.
Dafür braucht es nicht nur eine möglichst umfassende Dokumentation, sondern auch eine kritische Auseinandersetzung mit den Ergebnissen.
Eltern befragen, Feedback einholen
Um einen direkten Eindruck zu bekommen, wie Ihr Angebot von den Familien angenommen wird, bietet sich eine Befragung der Eltern an. Diese können Sie vor Ort als Papierfragebogen durchführen oder Sie erstellen eine Onlinebefragung. Dazu geben Sie während der Veranstaltung einen QR-Code oder eine Webadresse an die Eltern weiter, zum Beispiel auf einem Kärtchen oder einer Postkarte. Es gibt zahlreiche Online-Tools, um Umfragen zu erstellen. Diese sind unter Umständen kostenpflichtig. Achten Sie gerade bei Onlineumfragen auf den Datenschutz. Wenn es in Ihrer Kommune oder Einrichtung eine beauftragte Person für Datenschutz gibt, sollten Sie mit dieser bei der Planung Ihrer Umfrage über die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sprechen.
Mögliche Fragestellungen sind:
- Wie sind Sie auf das mobile Angebot vor Ort aufmerksam geworden?
- Wie beurteilen Sie den Stand, die Spielangebote und die Materialien?
- Wie zufrieden sind Sie mit dem Gespräch vor Ort?
- Kennen Sie die Frühen Hilfen bereits? Wenn ja, wie haben Sie davon erfahren?
- Wie sinnvoll finden Sie das Angebot der Frühen Hilfen?
- Werden Sie sich zu Hause noch einmal mit den Angeboten beschäftigen?
Tipp:
Sie können Ihre Befragung auch mit einem kleinen Gewinnspiel oder einem Give-away verknüpfen, um die Teilnahmerate zu erhöhen.
Beteiligte befragen, Zusammenarbeit reflektieren
Die systematische Dokumentation von Arbeitsabläufen und Ergebnissen dient der internen Qualitätssicherung und der Optimierung weiterer Einsätze. Eine Dokumentation beinhaltet beispielsweise Gesprächsprotokolle, Einsatzberichte und eine Auflistung der Aufwände, zum Beispiel Zeit, Personal, finanzielle Mittel, aber auch, wie viele Personen das Angebot vor Ort und im Nachgang in Anspruch genommen haben. Gemeinsam können alle Beteiligten, also Organisationsteam, Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnerpartner sowie Freiwillige, die Ergebnisse auswerten. Mögliche Fragestellungen sind:
- Was lief gut? Was lief weniger gut?
- Was hat zum Gelingen des Einsatzes beigetragen?
- Was kann für den nächsten Einsatz fortgeführt und was verbessert werden?
- Wurden die gesetzten Ziele und Zielgruppen erreicht?
- Mit welchen Maßnahmen wurde dies erreicht?
Ergebnisse festhalten, Einsätze auswerten
Neben der Dokumentation und der Erhebung von Daten gehört zu einer Auswertung auch das Festhalten der Ergebnisse in einem Bericht. Dieser kann eine gute Grundlage für neue Einsätze sein. Unter Umständen ist eine Ergebnisdokumentation grundsätzlich notwendig, beispielsweise gegenüber Sponsoren. Der Bericht kann beinhalten
- Ihre Zielvorstellungen
- Dauer/Ort und Bewerbungsmaßnahmen für Ihren Einsatz
- Medienresonanz
- Anzahl der geführten Gespräche und ausgegebenen Materialien
- Auswertungen von Fragebögen
- Schlussfolgerungen und Empfehlungen
Tipp:
Legen Sie vorab fest, für wen der Ergebnisbericht gedacht ist, zum Beispiel zum internen Gebrauch, für Sponsoren, für Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner, als Beispiel guter Praxis für andere Einrichtungen und Kommunen. Danach richten sich der Umfang, die Gestaltung und die inhaltlichen Schwerpunkte des Berichtes.
Über Erfolge berichten
Über mobile Einsätze der Frühen Hilfen zu berichten, lohnt sich nicht nur im Vorfeld, um Aktionen zu bewerben. Auch eine Nachberichterstattung ist sinnvoll,
- um zusätzlich Personen zu erreichen, die nicht vor Ort waren oder (noch) nicht zu einem Gespräch bereit waren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie mehrere Einsätze planen.
- um die Netzwerkarbeit langfristig zu stärken und neue Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner zu gewinnen.
- um die Außendarstellung zu verbessern und verantwortliche Akteure, beispielsweise in der Kommunalverwaltung, für das Thema Frühe Hilfen zu sensibilisieren.
- um sich bei allen Beteiligten für ihr Engagement zu bedanken. Vor allem, wenn sich freiwillige Engagierte eingebracht haben, ist es wichtig, Erfolge zu teilen.
- um andere Einrichtungen oder Kommunen an den eigenen Erfahrungen teilhaben zu lassen und zu inspirieren, selbst aktiv zu werden.
Tipp:
Fotos vom Einsatz und Statements von Besucherinnen und Besuchern eignen sich für die Nachberichterstattung besonders gut, da sie einen authentischen Eindruck vermitteln.
Für die Berichterstattung können Sie ähnliche Verteiler nutzen wie für die Bewerbung der Einsätze und Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld, zum Beispiel Websites und Social-Media-Kanäle der Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner oder Berichte in Newslettern oder Gemeindeblättern von Kommunen. Möglicherweise sind auch während des Einsatzes neue Kontakte entstanden, die Sie einbeziehen können.
Zu den anderen Phasen im Leitfaden
Vorbereitung und Konzepterstellung