Einsatzplanung und Durchführung
Alle Einsätze unterscheiden sich in den Details, von der konkreten Standsituation über das Personal bis zum Kontakt mit Familien.
Mit einer guten Einsatzplanung können Sie mögliche Stolpersteine bereits im Vorfeld ausräumen und Eventualitäten berücksichtigen.
Je mehr Einsätze Sie durchführen, desto mehr Routine entwickeln Sie und umso weniger Zeit nimmt die Planung in Anspruch.
Besonderheiten berücksichtigen, Genehmigungen einholen
Denken Sie frühzeitig daran, vor Ort nach möglichen Standgenehmigungen (zum Beispiel bei Straßenfesten) und Parkbeschränkungen (zum Beispiel vor Kindertagesstätten) zu fragen. Vergessen Sie auch nicht, dass je nach Fahrzeugtyp eine unterschiedliche Parkfläche notwendig sein kann.
Unter Umständen ist eine Stromversorgung (zum Beispiel für einen Kühlschrank im Tourbus, zum Aufladen mobiler Endgeräte) notwendig, die mit dem Veranstalter vor Ort abgesprochen werden muss.
Tipp:
Lokale Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner können Sie auf Besonderheiten vor Ort hinweisen und Ihnen beim Einholen von Genehmigungen helfen.
Personal planen, Aufgaben festlegen
Je nach Größe des Standes und Dauer des Einsatzes müssen Sie mehrere Personen einplanen. Legen Sie am besten bereits im Vorfeld fest, wer welche Aufgaben übernimmt. Dazu gehören zum Beispiel:
- Transport sowie Auf- und Abbau des Standes
- Kinderbetreuung
- Betreuung der Infotheke und Beantwortung von Fragen
- Betreuung von Spielmethoden und Führen von Informationsgesprächen
- Führen von Beratungsgesprächen
- Kontaktaufnahme und Ansprache von Personen im Umfeld
- Übersetzungen
Tipp:
Planen Sie für die Beratungsgespräche nach Möglichkeit lokale Fachkräfte mit ein. Berücksichtigen Sie bei der Planung auch mögliche Pausen, vor allem bei Einsätzen, die den ganzen Tag dauern.
Damit Sie alle als Team erkennbar sind, können Sie eine einheitliche Kleidung, beispielsweise T-Shirts in der gleichen Farbe Ihres Standes, festlegen.
Einsatz planen, Checklisten nutzen
Je näher der Einsatz rückt, umso hektischer wird es in der Regel. Checklisten können Ihnen helfen, den Überblick zu behalten.
Tipp:
Wir haben eine Checkliste als Vorlage erstellt. Diese können Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen und als Vorlage nutzen.
Download Checkliste (docx, 726 KB)
Unter Umständen ist auch eine Begehung vor Ort sinnvoll, um die Platzierung des Standes zu planen, die Anfahrt zu klären oder das Umfeld zu prüfen, zum Beispiel die Möglichkeit zur Toilettennutzung. Verfolgen Sie bei Außenveranstaltungen auch den lokalen Wetterbericht. Es hilft, um entsprechende Maßnahmen, beispielsweise bei Regen, schnell ergreifen zu können. Außerdem können Sie so besser einzuschätzen, mit wie vielen Besucherinnen und Besuchern zu rechnen ist.
Stand auf- und abbauen, Zeit einplanen
Berücksichtigen Sie bei jedem Einsatz immer genügend Zeit für den Auf- und Abbau Ihres Standes. Manchmal werden auch feste Zeiten vom jeweiligen Veranstalter vorgegeben. Je nach Größe des Standes werden auch zwei oder mehr Personen benötigt, um alles herzurichten und wieder zu verpacken.
Bei einer neuen und noch ungewohnten Ausstattung kann es hilfreich sein, den Auf- und Abbau vor dem ersten Einsatz zu proben. Das gilt besonders für größere Standelemente wie einen Pavillon.
Auf Familien zugehen, ins Gespräch kommen
Die Begeisterung von Kindern für Spielangebote am Stand eignet sich gut, um die Aufmerksamkeit von Eltern zu erlangen. Auch für den Einstieg in das Gespräch sind spielerische Methoden hilfreich, zum Beispiel die beiden in der Phase Organisation der mobilen Einsätze vorgestellten Angebote Quiz-Rad und Haus der Familie:
- Quiz-Rad: Eltern können an einem Rad drehen und Fragen aus verschiedenen Bereichen beantworten. Das können Fragen zu Frühen Hilfen, zum Thema Schreien oder zur Gesundheit sein. Dabei geht es nicht um richtige oder vollständige Antworten. Die Fragen helfen, gemeinsam ins Gespräch zu kommen. Möglich sind auch Fragen für Kinder, um darüber die Eltern zu erreichen. Ein kleiner Gewinn am Ende kann eine zusätzliche Motivation zur Teilnahme sein.
- Haus der Familie: Eltern und Kinder können mit großen, farbigen Bausteinen ihr Haus bauen. Auf den Steinen stehen Begriffe wie Vertrauen, Gesundheit, Pausen, Handy, Bewegung, Verantwortung, Geduld, Respekt. Durch den Bau des "Hauses" kann ein Gespräch entstehen, welche Ressourcen in der Familie vorhanden sind, welche Prioritäten es gibt, aber auch, was vielleicht fehlt.
Wenn das Team groß genug ist, können einige Mitglieder auch "ausschwärmen" und im näheren Umfeld auf den Stand hinweisen. Besonders auf größeren Parkplätzen oder auf Spielplätzen kann diese Strategie hilfreich sein. Auf diese Weise können Sie auch Informationsflyer an Besuchende ausgeben, die vielleicht nicht direkt zum Stand kommen wollen.
Gespräche führen, unterschiedliche Bedürfnisse beachten
In der Regel eignen sich Gespräche an einem mobilen Stand dazu, generell auf Frühe Hilfen und lokale Unterstützungsangebote aufmerksam zu machen sowie Eltern mögliche Vorbehalte zu nehmen. Eine ungezwungene Atmosphäre, persönliche Ansprache und direkter Kontakt zu (lokalen) Fachkräften helfen Eltern dabei, sich über Unterstützungsmöglichkeiten zu informieren und diese anzunehmen.
Das Angebot, Fragen auch per Mail oder telefonisch Fragen beantworten, kann dazu beitragen, dass Eltern zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal Kontakt aufnehmen.
Tipp:
Bereiten Sie kleine Informationspakete (zum Beispiel als gepackte Taschen) vor, die Sie den Eltern direkt geben können. Dadurch erreichen Sie auch Eltern, die eher nicht ins Gespräch kommen wollen.
Kinder direkt am Stand zu betreuen, kann ebenfalls helfen, besser mit Eltern ins Gespräch zu kommen. Doch für tiefergehende Beratungsgespräche sind Ruhe und Zeit nötig. Sich wiederholende, regelmäßige Angebote bieten dafür eine gute Möglichkeit. Auch weil sich durch die Routine, zum Beispiel einmal im Monat immer am selben Spielplatz, ein gewisses Zutrauen entwickeln kann. An Standorten mit weniger Besucherzahlen können Beratungsgespräche ebenfalls einfacher umgesetzt werden als an Standorten mit viel Andrang und hoher Lautstärke.
Dokumentation vorbereiten mit Notizen und Fotos
Um sich die Dokumentation zu erleichtern, ist es sinnvoll, Ihren Einsatz bereits vor Ort festzuhalten:
- Machen Sie Gesprächsnotizen. So können Sie Fragen von Eltern sowie mögliche Besonderheiten erfassen und diese im Anschluss bearbeiten bzw. als Vorbereitungsgrundlage für den nächsten Einsatz nutzen.
- Zählen Sie Materialien und Give-aways vor und nach einem Einsatz und notieren Sie die Anzahl. Dadurch können Sie besser nachvollziehen, was gut angenommen wird und was weniger Zuspruch findet. Dies erleichtert Ihnen die Weiterentwicklung von Materialien.
- Machen Sie Fotos von Ihrem Einsatz, diese können Sie zur Berichterstattung gegenüber Kooperationspartnerinnen und -partnern, möglichen Förderern und Vorgesetzten nutzen. Sie können das Bildmaterial auch sehr gut zur Bewerbung Ihrer nächsten Einsätze verwenden. Achten Sie bei Fotos immer auf rechtliche Einschränkungen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Fotos online veröffentlichen bzw. wenn Sie Kinder fotografieren. Wenn Sie unsicher sind, holen Sie rechtlichen Rat ein, zum Beispiel durch Datenschutzbeauftragte.
Tipp:
Um zu erfahren, was Eltern an Angeboten der Frühen Hilfen benötigen und sich wünschen, können Sie eine Befragung unter Ihren Besucherinnen und Besucher durchführen. Der Aufwand lohnt sich. Durch das Feedback erhalten Sie hilfreiche Erkenntnisse für Ihre weiteren Einsätze. Achten Sie bei der Durchführung einer Befragung besonders auf den Datenschutz. Hinweise zur Umsetzung von Befragungen finden Sie auf der Seite Dokumentation und Auswertung.
Zu den anderen Phasen im Leitfaden
Vorbereitung und Konzepterstellung